8D Methode

Effektive Problembearbeitung mit der 8D Methode

8D Problembearbeitung – Probleme kommen nun mal vor, ob durch interne Beanstandungen, Kundenbeanstandungen oder Verbraucherbeschwerden hervorgerufen. Dieser Realität muss sich jedes Unternehmen stellen. In einer Welt, die von hohen Erwartungen geprägt ist, bleibt wenig Raum für Fehler. Unternehmen stehen vor der Herausforderung, Probleme schnell und effektiv zu lösen, um ihre Kunden zufrieden zu stellen, wirtschaftliche Folgeschäden zu minimieren, Haftungsfälle zu vermeiden und ihre Wettbewerbsfähigkeit zu erhalten. In diesem Zusammenhang hat sich die 8D Problemlösungsmethode als ein bewährtes Instrument etabliert, um systematisch und nachhaltig Probleme anzugehen. Entgegen dem oft verbreiteten Verständnis, es handele sich dabei um das Ausfüllen eines 8D-Berichts, bietet diese Methode einen strukturierten Rahmen, um Probleme zu identifizieren, ihre Ursachen zu analysieren und geeignete Lösungen zu entwickeln, die die Auswirkungen von Fehlern minimiert und das wiederholte Auftreten von Fehlern vermeidet. Im Folgenden wird die 8D Methode anhand ihrer einzelnen Schritte in Kurzform näher erläutert.

8D Teambildung

Die Komplexität auftretende Probleme reicht von offensichtlich bis unerklärlich. Offensichtliche Fehler können somit sicherlich schnell gelöst werden, jedoch bedarf es bei einer hohen Komplexität von Problemen, bei denen keine einfache und schnelle Lösung parat steht, oft das Fachwissen aus verschiedenen Bereichen. Daher ist es entscheidend für die Problemlösung, ein multidisziplinäres Team zu bilden, das unterschiedliche Perspektiven und Kompetenzen einbringt, um das Problem aus unterschiedlichen Perspektiven zu durchleuchten. Dieses Team sollte sich aus Mitarbeitern zusammensetzen, die sowohl technisches als auch prozessuales Know-how mitbringen, um das Problem umfassend zu verstehen und zu lösen.

Symptome und Problembeschreibung

Probleme werden oft zunächst durch Symptome bemerkbar. Bei Kundenbeanstandungen, zum Beispiel, werden oftmals Symptome beschrieben, wobei das eigentliche Problem noch unerkannt bleibt. Bei der Problembearbeitung gilt es, zwischen Symptomen und Problemen zu unterscheiden, damit nicht nur die Symptome behandelt werden, sondern das verursachende Problem beseitigt wird. Die Identifikation eines Problems erfolgt oft durch die Beobachtung von Symptomen, die mittels Daten und Fakten auf ein zugrunde liegendes Problem hinweisen. Anhand von Analysen wie z.B. einer Ist/Ist-Nicht Analyse der Daten und Fakten, lässt sich das eigentliche Problem ableiten und beschreiben. Die Erkenntnis eines Problems ermöglicht die Ermittlung der wahren Ursachen, gegen die entsprechende Maßnahmen zur Vorbeugung und Entdeckung umgesetzt werden können.

Sofortmaßnahmen

Lösungen zu Problemen brauchen Zeit. Die Zeit steht leider nicht still bis eine Lösung gefunden und das Problem beseitigt ist. Um die Auswirkungen eines Problems zu minimieren und weitere, mögliche Schäden oder negative Folgen zu verhindern, ist es erforderlich, sofort eine temporäre Lösung einzuführen. Diese Sofortmaßnahme dient dazu, die Auswirkungen des Problems vorübergehend für den Betroffenen des Problems zu beseitigen, während die Ursachen dafür ermittelt werden und entsprechende Maßnahmen umgesetzt werden.

Ursachen ermitteln

Die Ursachenanalyse ist einer der zentralen Schritte der 8D Methode und mit Sicherheit einer der anspruchsvollsten. Obwohl es mehrere Analysemethoden gibt, die zum Teil bei komplexen Systemen zum Einsatz kommen, kommen bei den meisten Unternehmen zwei bekannte Analysemethoden in Frage: „Ishikawa“ und „5-Why“. Dabei stehen zunächst die technischen Ursachen für das Auftreten und die Nicht-Erkennung eines Fehlers im Fokus, also die Fragen nach dem technischen Grund für das Fehlervorkommen und dem technischen Grund, dass der Fehler nicht entdeckt wurde. Diese technischen Ursachen bilden die Grundlage zur weiteren Ermittlung der systematischen Ursachen zum Auftreten, sowie der Nicht-Entdeckung eines Fehlers. Hier steht die Systematik im Fokus, die ein Auftreten des Fehlers nicht verhindert hat und nicht entdeckt hat.

Ishikawa:

Auch als Ursache-Wirkungsdiagramm bekannt, erfolgt unter Berücksichtigung verschiedener Einflussfaktoren – typischerweise Mensch, Maschine, Methode, Material und Umgebung – eine Analyse möglicher Ursachen zum Auftreten des ermittelten Problems. Ähnlich kann die Analyse durchgeführt werden, indem mögliche Ursachen der Nicht-Entdeckung aufgrund der genannten Einflussfaktoren, die zu dem Fehler geführt haben können, ermittelt werden. Ein multidisziplinäres Team mit detaillierten Kenntnissen über die Einflussfaktoren ist oft gefragt, um somit alle möglichen Fehlerursachen ohne Vorurteile zu berücksichtigen. Die Plausibilität, dass die ermittelten Ursachen unter den jeweiligen Einflussfaktoren zu dem Problem führen, wird dann für die Festlegung von Maßnahmen oder zur weiteren Analyse einer wahren Ursache priorisiert.

5-Why:

Eine bewährte Methode zur detaillierten Ursachenanalyse ist die sogenannte 5-Why (zu Deutsch, 5 mal Warum) Methode, bei der durch wiederholtes Nachfragen nach dem „Warum“ die tieferliegenden Ursachen eines Problems ermittelt werden. Dabei wird die Begründung zur „Warum“-Frage als Grundlage für die „Warum“-Frage der nächsten Ebene genutzt. Typischerweise reichen etwa 5 Ebenen der „Warum“-Fragen aus, um auf eine plausible Grundursache des Problems zu stoßen. Dabei kommt es auf die Formulierung der „Warum“-Frage an. Je nach Fragestellung, kann die 5-Why Methode unterschiedlich angewendet werden, um folgende Grundursachen zu ermitteln:

Warum ist der Fehler aufgetreten? (technische Ursache)
Warum wurde der Fehler nicht erkannt? (technische Ursache)
Warum hat das System den Fehler nicht verhindert? (systematische Ursache zu Auftreten)
Warum hat das System den Fehler nicht entdeckt? (systematische Ursache zu Entdeckung)

Maßnahmen planen

Auf der Grundlage der Ursachenanalyse werden nun geeignete Maßnahmen zur Beseitigung der identifizierten technischen und systematischen Ursachen festgelegt. Ein weiteres Auftreten soll verhindert werden, oder, falls eine Vorbeugung nicht gewährleistet ist, soll das Auftreten entdeckt werden. Diese Maßnahmen sollten klar definiert, realisierbar und messbar sein, um ihre Wirksamkeit zu überprüfen. Es ist wichtig, eindeutige Kriterien für die Wirksamkeit zu definieren. Dies bedeutet, dass ein Fehler oder ein Problem durch die Anwendung oder Beseitigung der eingeführten Maßnahmen ein- oder ausgeschaltet werden kann.

Maßnahmen umsetzen

Gut gemeint ist nicht gut gemacht, besagt das Sprichwort. Geplante Maßnahmen müssen in der Umsetzungsphase eventuell an reale Umstände unter realen Bedingungen angepasst werden. Endgültige Maßnahmen können entsprechend von den ursprünglich geplanten Maßnahmen bei Bedarf abweichen. Die Umsetzung geplanter Maßnahmen erfolgt in enger Zusammenarbeit mit allen beteiligten Stakeholdern. Es ist wichtig, die Wirksamkeit der Maßnahmen kontinuierlich zu überwachen und sicherzustellen, dass durch die umgesetzten Maßnahmen keine neuen Probleme entstehen. Erst nachdem die Wirksamkeit gemäß den festgelegten Kriterien nachgewiesen ist, kann die zu Anfang eingeführte Sofortmaßnahme aufgehoben werden.

Fehlerwiederholung verhindern

Die gewonnenen Erkenntnisse und Lösungen der Ursachenanalysen und der Maßnahmenumsetzung sollten im Nachgang auf ähnliche Produkte oder Situationen übertragen werden, um zukünftige Probleme zu vermeiden. Dabei ist es wichtig, die relevanten Dokumentationen wie z.B. FMEAs, Produktionslenkungspläne, Anweisungen, Prüfungen und Prüfvorgaben, Rüstvorgaben, Wartungspläne, usw. entsprechend anzupassen. Die gewonnenen Erkenntnisse in Form von „Lessons Learned“ dürfen dabei für zukünftige Projekte nicht vernachlässigt werden.

Review der Bearbeitung

Abschließend erfolgt ein Review der gesamten 8D-Bearbeitung durch das Team. Dabei werden positive Erfahrungen reflektiert und Verbesserungspotenziale identifiziert. Dieser Schritt dient dazu, aus den gemachten Erfahrungen zu lernen und die Problemlösungsmethodik kontinuierlich zu verbessern. Zum Abschluss kann das Team entlastet werden.

Fazit

Insgesamt bietet die 8D Problemlösungsmethode einen strukturierten und systematischen Ansatz, um komplexe Probleme effektiv anzugehen. Die strukturierte Vorgehensweise ist natürlich auch für weniger komplexe Problemeanzuwenden, da das Vorgehen dadurch abgesichert ist, auch wenn das Bearbeitungsteam nicht so ausgiebig zusammengesetzt sein muss, oder nicht alle Ursachenanalysemethoden in Frage kommen. Durch die effektive Anwendung der 8D-Methode wird eine gründliche Ursachenanalyse und die konsequente Umsetzung von Maßnahmen sichergestellt, durch die Unternehmen ihre Problemlösungskompetenz stärken und langfristig erfolgreich umsetzen, wodurch das Vertrauen der Kunden gesichert werden kann.

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