Die 5-Why-Analyse kann in vielen Bereichen angewendet werden, von der Produktion über den Kundenservice bis hin zum Projektmanagement. Die Methode ist besonders nützlich, wenn es darum geht, chronische Probleme zu lösen oder die Effizienz von Prozessen zu verbessern. Sie ist somit ein integraler Bestandteil der Problembearbeitung, wie zum Beispiel der 8D-Methode oder dem CAPA-Prozess.

Voraussetzungen für eine erfolgreiche 5-Why-Analyse

1. Problemdefinition: Das Problem muss eindeutig und verständlich formuliert werden. Es muss zwischen Symptomen und Problem unterschieden werden. Oftmals ist eine Ist-/Ist-Nicht-Analyse notwendig, um das wirkliche Problem zu beschreiben.
2. Teambildung: Je nach Komplexität des Problems ist ein interdisziplinäres Team gefordert, um verschiedene Perspektiven einzubringen und die Analyse zu bereichern.
3. Moderation: Einen erfahrenen Moderator einzusetzen ist wichtig, um die Objektivität der 5-Why-Analyse zu wahren und sicherzustellen, dass Antworten auf die Fragestellung passen. Zudem muss der Moderator wissen, wann die wahre Ursache erkannt wurde. Es ist darauf zu achten, dass nicht zu früh mit den Fragen aufgehört wird, aber auch nicht mit unnötigen Fragen am Ziel vorbeigeschossen wird.
4. Technische Ursache (Auftreten): Beginnend mit der Problemaussage wird die Fragestellung zum Auftreten des Fehlers gestellt: „Warum ist das Problem aufgetreten?“. Dadurch soll die technische Ursache des Fehlers ermittelt werden. Auf die Antwort der ersten Frage, bzw. die direkte Ursache auf das erkannte Problem, wird erneut gefragt, warum diese Ursache aufgetreten ist. Diese Schritte werden zu jeder neuen Ursache auf die zuletzt gestellte Frage wiederholt, bis die wahre Grundursache zum Vorschein kommt, zu der eine Maßnahme festgelegt werden kann.
5. Systematische Ursache (Vorbeugung und Entdeckung): Systeme werden erstellt, um Probleme vorzubeugen, oder – falls keine Vorbeugung möglich – zu entdecken. Bei der systematischen Ursache gelten also folgende Fragestellungen: „Warum hat das System das Problem nicht verhindert?“, und „Warum hat das System das Problem nicht entdeckt?“. So wird die Analyse wie bei der technischen Ursache, aber mit der entsprechend formulierten Fragestellung, angewendet.
6. Logik überprüfen: Jede Antwort zu den Warum-Fragen muss logisch und nachvollziehbar sein. Manchmal kann es notwendig sein, zusätzliche Daten zu sammeln oder Experten hinzuzuziehen. Die Logik kann einfach überprüft werden, indem die Analyse „auf den Kopf gestellt“ wird.  Angefangen mit der wahren Ursache, sollten die jeweils ermittelten Ursachen zu dem erkannten Problem führen. Dies gilt für die technische Ursache, sowie für die systematischen Ursachen bzgl. Vorbeugung und Entdeckung.
7. Maßnahmen: Sobald die wahre Ursache des Problems identifiziert ist, werden Maßnahmen als Bestandteil der 8D-Methode oder dem CAPA-Prozess geplant und umgesetzt, um das Problem dauerhaft zu lösen und eine Wiederholung des Problems zu verhindern. Dabei ist zu beachten, dass keine neuen Probleme durch die entschiedenen Maßnahmen entstehen.

Obwohl die 5-Why-Analyse viele Vorteile bietet, gibt es auch einige Herausforderungen und Grenzen:

1. Subjektivität: Die Methode kann subjektiv sein, da die Antworten stark von den Meinungen und Erfahrungen der beteiligten Personen abhängen. Die Annahme von Ursachen führt schnell dazu, dass die Warum-Fragen so gestellt werden, dass sie zu der angenommenen Ursache führen. So „bestätigen“ die beteiligten Personen die angenommene Ursache, statt die wahre Ursache zu ermitteln.
2. Komplexität der Probleme: Bei sehr komplexen Problemen kann es schwierig sein, die wahre Grundursache mit nur fünf Fragen (oder einer vertretbaren Anzahl Warum-Fragen, evtl. 6 oder 7 Fragen) zu identifizieren, ohne sich in eine scheinbar endlose Reihe Warum-Fragen mit oft mehreren Ursachenmöglichkeiten zu begeben.
3. Fehlende Tiefe: Manchmal reicht es nicht aus, nur fünfmal zu fragen, und es kann notwendig sein, tiefer zu graben oder zusätzliche Analysemethoden anzuwenden.