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Ursachenanalyse – 5-Why 2024

5-Why-Analyse: Ein kraftvolles Werkzeug zur Ursachenanalyse

Es hört sich an, wie ein Kinderspiel: warum, warum, warum…? So einfach kann es sein. Die 5-Why-Analyse ist eine einfache, aber effektive Methode zur Ermittlung wahrer Ursachen und wird häufig in Qualitätsmanagement- und Lean-Management-Prozessen verwendet. Diese Methode wurde in den 1930er Jahren von Sakichi Toyoda, dem Gründer von Toyota Industries, entwickelt und ist ein zentraler Bestandteil des Toyota-Produktionssystems. Die Grundidee hinter der 5-Why-Analyse ist es, durch wiederholtes Fragen nach dem „Warum“ die zugrunde liegende Ursache eines Problems zu identifizieren. In der Regel sollte nach dem fünften Mal „warum“ fragen, die Grundursache des Problems erkannt sein. Es ist jedoch nicht zwingend erforderlich, fünf Mal „Warum“ zu fragen. Natürlich kann es sein, dass die wahre Ursache bereits vor der fünften Warum-Frage zum Vorschein tritt, eventuell sind aber auch sechs oder sieben Warum-Fragen nötig.

Die Grundprinzipien der 5-Why-Analyse

Die 5-Why-Analyse basiert auf dem Prinzip der iterativen Befragung. Hierbei wird eine Problemaussage formuliert, und anschließend etwa fünfmal hintereinander gefragt, warum das Problem aufgetreten ist. Jedes „Warum“ soll dabei eine tiefere Ebene der Ursache aufdecken.

Ein einfaches Beispiel

Nehmen wir an, ein Produktionsband ist aufgrund eines Maschinenstillstands angehalten. Die 5-Why-Analyse könnte folgendermaßen ablaufen:

  1. Warum ist das Band angehalten?
    • Weil die Maschine aufgrund einer Überhitzung gestoppt hat.
  1. Warum hat die Maschine überhitzt?
    • Weil das Kühlmittel nicht ausreichend zirkulierte.
  1. Warum zirkulierte das Kühlmittel nicht ausreichend?
    • Weil die Kühlmittelpumpe defekt ist.
  1. Warum ist die Kühlmittelpumpe defekt?
    • Weil die Pumpe schon lange nicht gewartet wurde.
  1. Warum wurde die Pumpe nicht gewartet?
    • Weil es kein regelmäßiges Wartungsprogramm gibt.

In diesem Beispiel wird deutlich, dass das eigentliche Problem nicht die Überhitzung der Maschine ist, sondern das Fehlen eines Wartungsprogramms. Durch die Identifikation der Grundursache kann eine langfristige Lösung implementiert werden, anstatt nur die Symptome zu behandeln.

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Anwendung der 5-Why-Analyse

Die 5-Why-Analyse kann in vielen Bereichen angewendet werden, von der Produktion über den Kundenservice bis hin zum Projektmanagement. Die Methode ist besonders nützlich, wenn es darum geht, chronische Probleme zu lösen oder die Effizienz von Prozessen zu verbessern. Sie ist somit ein integraler Bestandteil der Problembearbeitung, wie zum Beispiel der 8D-Methode oder dem CAPA-Prozess.

Voraussetzungen für eine erfolgreiche 5-Why-Analyse

  1. Problemdefinition: Das Problem muss eindeutig und verständlich formuliert werden. Es muss zwischen Symptomen und Problem unterschieden werden. Oftmals ist eine Ist-/Ist-Nicht-Analyse notwendig, um das wirkliche Problem zu beschreiben.
  2. Teambildung: Je nach Komplexität des Problems ist ein interdisziplinäres Team gefordert, um verschiedene Perspektiven einzubringen und die Analyse zu bereichern.
  3. Moderation: Einen erfahrenen Moderator einzusetzen ist wichtig, um die Objektivität der 5-Why-Analyse zu wahren und sicherzustellen, dass Antworten auf die Fragestellung passen. Zudem muss der Moderator wissen, wann die wahre Ursache erkannt wurde. Es ist darauf zu achten, dass nicht zu früh mit den Fragen aufgehört wird, aber auch nicht mit unnötigen Fragen am Ziel vorbeigeschossen wird.
  4. Technische Ursache (Auftreten): Beginnend mit der Problemaussage wird die Fragestellung zum Auftreten des Fehlers gestellt: „Warum ist das Problem aufgetreten?“. Dadurch soll die technische Ursache des Fehlers ermittelt werden. Auf die Antwort der ersten Frage, bzw. die direkte Ursache auf das erkannte Problem, wird erneut gefragt, warum diese Ursache aufgetreten ist. Diese Schritte werden zu jeder neuen Ursache auf die zuletzt gestellte Frage wiederholt, bis die wahre Grundursache zum Vorschein kommt, zu der eine Maßnahme festgelegt werden kann.
  5. Systematische Ursache (Vorbeugung und Entdeckung): Systeme werden erstellt, um Probleme vorzubeugen, oder – falls keine Vorbeugung möglich – zu entdecken. Bei der systematischen Ursache gelten also folgende Fragestellungen: „Warum hat das System das Problem nicht verhindert?“, und „Warum hat das System das Problem nicht entdeckt?“. So wird die Analyse wie bei der technischen Ursache, aber mit der entsprechend formulierten Fragestellung, angewendet.
  6. Logik überprüfen: Jede Antwort zu den Warum-Fragen muss logisch und nachvollziehbar sein. Manchmal kann es notwendig sein, zusätzliche Daten zu sammeln oder Experten hinzuzuziehen. Die Logik kann einfach überprüft werden, indem die Analyse „auf den Kopf gestellt“ wird.  Angefangen mit der wahren Ursache, sollten die jeweils ermittelten Ursachen zu dem erkannten Problem führen. Dies gilt für die technische Ursache, sowie für die systematischen Ursachen bzgl. Vorbeugung und Entdeckung.
  7. Maßnahmen: Sobald die wahre Ursache des Problems identifiziert ist, werden Maßnahmen als Bestandteil der 8D-Methode oder dem CAPA-Prozess geplant und umgesetzt, um das Problem dauerhaft zu lösen und eine Wiederholung des Problems zu verhindern. Dabei ist zu beachten, dass keine neuen Probleme durch die entschiedenen Maßnahmen entstehen.

Vorteile der 5-Why-Analyse

Die 5-Why-Analyse bietet zahlreiche Vorteile:

  1. Einfachheit und Zugänglichkeit: Die Methode erfordert keine speziellen Werkzeuge oder Schulungen und kann daher leicht von jedem Team angewendet werden.
  2. Fokussierung auf Ursachen: Durch die Konzentration auf die Grundursache anstatt auf Symptome werden nachhaltige Lösungen gefördert.
  3. Kosteneffizienz: Da die Methode keine umfangreichen Ressourcen erfordert, ist sie kostengünstig und schnell durchführbar.
  4. Teamarbeit und Kommunikation: Die Methode fördert die Zusammenarbeit im Team und verbessert die Kommunikation, da verschiedene Perspektiven eingebracht werden.
  5. Fehlermöglichkeits- und Einflussanalyse (FMEA): Durch die Ermittlung der technischen und systematischen Ursachen wird die Entwicklung der FMEA unter Berücksichtigung der „Bedeutung“, des „Auftretens“ und der „Entdeckung“ direkt unterstützt.

Herausforderungen und Grenzen der 5-Why-Analyse

Obwohl die 5-Why-Analyse viele Vorteile bietet, gibt es auch einige Herausforderungen und Grenzen:

  1. Subjektivität: Die Methode kann subjektiv sein, da die Antworten stark von den Meinungen und Erfahrungen der beteiligten Personen abhängen. Die Annahme von Ursachen führt schnell dazu, dass die Warum-Fragen so gestellt werden, dass sie zu der angenommenen Ursache führen. So „bestätigen“ die beteiligten Personen die angenommene Ursache, statt die wahre Ursache zu ermitteln.
  2. Komplexität der Probleme: Bei sehr komplexen Problemen kann es schwierig sein, die wahre Grundursache mit nur fünf Fragen (oder einer vertretbaren Anzahl Warum-Fragen, evtl. 6 oder 7 Fragen) zu identifizieren, ohne sich in eine scheinbar endlose Reihe Warum-Fragen mit oft mehreren Ursachenmöglichkeiten zu begeben.
  3. Fehlende Tiefe: Manchmal reicht es nicht aus, nur fünfmal zu fragen, und es kann notwendig sein, tiefer zu graben oder zusätzliche Analysemethoden anzuwenden.

Fazit

Die 5-Why-Analyse ist ein mächtiges Werkzeug zur Ursachenanalyse, das durch seine Einfachheit und Effektivität besticht. Sie hilft Teams, die Grundursache von Problemen zu identifizieren und nachhaltige Lösungen zu entwickeln, sowohl für technische Ursachen, sowie für systematische Ursachen. Obwohl die Methode einige Herausforderungen mit sich bringt, überwiegen ihre Vorteile, insbesondere in Bezug auf Kosteneffizienz, Teamarbeit und langfristige Problemlösung. Durch die Anwendung der 5-Why-Analysekönnen Unternehmen ihre Prozesse kontinuierlich verbessern und die Wahrscheinlichkeit zukünftiger Probleme durch Vorbeugung oder rechtzeitige Entdeckung verringern.
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