Kennzahlen

Der Kampf mit Kennzahlen 2023

Kennzahlen stellen in vieler Hinsicht eine Herausforderung im Rahmen von Managementsystemen und Unternehmensprozessen dar. Es mag einfach sein, konkrete Messwerte zu bestimmen, wie z.B. Stückzahlen, Ausschussmengen, Kosten, Taktzeiten, usw. Bei der Beurteilung von Managementsystemen geht es jedoch darum, die Effektivität und Effizienz zu bewerten.

Auswirkung von Kennzahlen 2023:

In der Tat ist es bei Audits von entscheidender Bedeutung, die Effektivität der Prozesse und Abläufe zu bewerten, um sicherzustellen, dass die Anforderungen erfüllt werden und dass die Unternehmensstrategie effektiv umgesetzt wird. Gleichzeitig ist auch die Effizienz zu beurteilen, um sicherzustellen, dass die Geschäftsprozesse und Abläufe optimal gestaltet sind, um die Unternehmensziele zu erreichen. In diesem Blog werden wir die Bedeutung von Effektivität und Effizienz im Zusammenhang mit Managementsystemen untersuchen und wie diese zur Umsetzung der Unternehmensstrategie beitragen.

Effektivität

Jedes Unternehmen entwickelt eine Strategie, um sein Bestehen auf dem Markt kurz-, mittel- und langfristig zu sichern. Der Erfolg, mit der die Strategie umgesetzt wird, wird anhand der Effektivität gemessen. Die Effektivität bezieht sich auf die Fähigkeit eines Managementsystems, bzw. der eingeführten Systematik, mit der das Unternehmen geführt wird, die beabsichtigten Ergebnisse zu erreichen. Mit anderen Worten geht es darum, ob das System tut, wozu es geschaffen wurde.

Um die Effektivität zu beurteilen, müssen klare Ziele festgelegt werden, deren Status mittels KPIs (Key Performance Indicators) gemessen werden können. Das Management beurteilt dadurch die Leistung des Managementsystems in der Umsetzung der Unternehmensstrategie bezüglich aller relevanten Themen, ob Qualität, Umwelt, Arbeitssicherheit, Energie oder IT-Sicherheit, unter anderen. Eine hohe Effektivität gewährleistet, dass das Managementsystem in der Lage ist, die Anforderungen von Kunden, Lieferanten und anderen interessierten Parteien, einschließlich der obersten Geschäftsführung, zu erfüllen.

Audits dienen also in erster Linie der Überprüfung der Effektivität von Systemen, Prozessen und Abläufen, mit Hinweisen auf Stärken und Schwächen in der eingeführten Systematik.

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Effizienz

Effizienz bezieht sich auf die Fähigkeit eines Managementsystems, die beabsichtigten Ergebnisse mit minimalem Aufwand zu erreichen. Es geht also darum, wie gut das System die Arbeit erledigt, um die Unternehmensziele zu erreichen, indem die Anforderungen der jeweiligen interessierten Parteien erfüllt werden. Eine hohe Effizienz bedeutet, dass das Managementsystem seine Aufgaben auf wirtschaftliche Weise erfüllt. Effizienz kann durch die Minimierung – jedoch der notwendigen Verfügbarkeit – von Ressourcen, Kosten und Zeit erreicht werden. Es geht darum, die optimale Leistung mit minimalem Aufwand zu erzielen, um eine höhere Rentabilität und Wettbewerbsfähigkeit zu erreichen.

Die Effizienz, die in Audits durch entsprechende Kennzahlen nachzuweisen ist, sollte aber beim Management von höchster Bedeutung sein, da der erbrachte Aufwand zur Erreichung der gesetzten Ziele vom Management bezahlt wird. Es gilt, wie so oft, so wenig wie möglich und so viel wie nötig, damit das Nutzen-Kosten-Verhältnis maximiert wird. Die Wahl aussagekräftiger Kennzahlen ist also stark von Verhältnissen geprägt.

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Strategische Bedeutung

Die Messung von Effektivität und Effizienz ist von entscheidender Bedeutung für die Umsetzung der Unternehmensstrategie. Eine hohe Effektivität und Effizienz tragen dazu bei, die Geschäftsprozesse und Abläufe zu optimieren und die Ressourcen des Unternehmens optimal zu nutzen. Dies wiederum führt zu einer höheren Produktivität und Rentabilität des Unternehmens.

Durch das Erkennen von Stärken und Schwächen in den Systemen, Prozessen und Abläufen, durch die die Unternehmensstrategie umgesetzt wird, können aufgrund der Aussagen zu Effektivität und Effizienz strategische Entscheidungen zu Verbesserungspotenzialen und notwendigen Änderungen, z.B. bezüglich Marktpositionierung, Produktpalette, Technologie, Stand der Technik, Vertrieb, Gesetzesänderungen, und vielen mehr, getroffen werden. Seitens Managements gilt die grundsätzliche Frage: „Ist das System, bzw. der Prozess zu verbessern oder läuft es optimal? Wie begründest du deine Antwort?“

Kennzahlen in der Praxis

Doch so einfach und einleuchtend dieses Konzept auch erscheint, lässt die Praxis oft zu wünschen übrig. Betrachten wir die Praxis anhand eines typischen Beispiels, der Kundenzufriedenheit. Stolz verkündet fast jede Unternehmenspolitik, dass die Kundenzufriedenheit mit zu den wichtigsten Geboten eines Unternehmens zählt. Aber die Frage, die es zu beantworten gilt, ist, wann ist denn ein Kunde zufrieden? Auf den ersten Blick liegt die Antwort eindeutig auf der Hand: der Kunde ist zufrieden, wenn er bekommt, was er verlangt. Aber hinter der vereinfachten Aussage stecken weitere verschlüsselte Erwartungen, wie zum Beispiel folgende:

Produktqualität, Preis, Termintreue, Menge
Innovation, Stand-der-Technik
Verlässliche, zeitnahe Kommunikation
Konstruktive Zusammenarbeit
Wirtschaftliche Stabilität
Kompatible strategische Ausrichtung
Verlässliche Lieferfähigkeit

Zielsetzungen

Um weiterhin bei dem Beispiel der Kundenzufriedenheit zu bleiben, muss die Bedeutung der jeweiligen Erwartungen in Kenngrößen ausgedrückt werden, wodurch die Erfüllung gemessen werden kann. Nur so ist auch eine Aussage zur Effektivität bei der Kundenzufriedenheit möglich. Da unterschiedliche Unternehmensprozesse für die Kennzahlen zuständig sind, kann die Effektivität auch durch Zielsetzungen in den jeweiligen Prozessen gemessen werden. Klare Ziele mit geeigneten Kennzahlen zeigen, ob ein Prozess das gewünschte Ergebnis erzielt hat und wie es zum übergeordneten Ziel, in diesem Beispiel der Kundenzufriedenheit, beiträgt.

Wie schon erwähnt, ist die Erfüllung der Erwartungen und Anforderungen nicht von alleiniger Bedeutung. Maßgebend für den Erfolg ist die Effizienz. Dabei sollten folgende Fragen unter Berücksichtigung der notwendigen Ressourcen, Kosten- und Zeitaufwänden beantwortet werden, zum Beispiel:

Wie soll die Produktqualität in der zu erwartenden Menge und zum erwarteten Termin sichergestellt werden?
Wie ist das erwartete Maß an Innovation zu erreichen?
Wie ist der Stand der Technik gewährleistet?
Wie soll eine reibungslose und zuverlässige Kommunikation mit dem Kunden sichergestellt sein?
Wie ist eine konstruktive Zusammenarbeit zu strukturieren?
usw.

Durch Beantwortung dieser Fragen können Unternehmensprozesse vom Ablauf und Inhalt, unter Berücksichtigung der materiellen und personellen Ressourcen anhand entsprechender Kennzahlen auf Effektivität und Effizienz überwacht werden, um die beabsichtigten Ergebnisse der Kundenzufriedenheit zu erzielen.

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Fazit

Um die Effektivität und Effizienz von Managementsystemen zu verbessern, ist es wichtig, klare Ziele und KPIs festzulegen und diese regelmäßig zu überprüfen. Dabei spielen Audits eine elementare Rolle. Das Management sollte sich auch darauf konzentrieren, die Mitarbeiter im Umgang mit Managementsystemen zu schulen und zu motivieren, um sicherzustellen, dass sie die Ziele auf übergeordneter Unternehmensebene, sowie untergeordneter Bereichs- oder Prozessebene verstehen und unterstützen.

So tragen Effektivität und Effizienz zu einer verbesserten Unternehmensleistung bei, indem ihre Prozesse optimiert, Kosten gesenkt und die Qualität ihrer Produkte und Dienstleistungen verbessert werden kann. Dies ist besonders wichtig in Zeiten des Wettbewerbsdrucks und der zunehmenden Anforderungen von Kunden und Lieferanten. Die fortlaufende Entwicklung der Unternehmensstrategie ist davon abhängig.

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